Trasferimento dei dati personali fuori dall'UE: quando è consentito e come garantire la conformità al GDPR

Il trasferimento dei dati personali verso Paesi al di fuori dell'Unione Europea rappresenta una delle questioni più delicate in materia di protezione dei dati. In un contesto economico sempre più globalizzato, aziende, professionisti, multinazionali e organizzazioni pubbliche si trovano frequentemente nella necessità di condividere informazioni con società controllate, fornitori di servizi cloud, partner commerciali o consulenti situati in Paesi terzi.

Tuttavia, il trasferimento internazionale dei dati personali non è libero. Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) stabilisce regole rigorose per garantire che il livello di tutela dei dati personali non venga compromesso quando questi lasciano lo Spazio Economico Europeo (SEE).

Comprendere quando tali trasferimenti sono consentiti e quali strumenti giuridici devono essere adottati è fondamentale non solo per evitare sanzioni amministrative particolarmente elevate, ma anche per tutelare la reputazione aziendale e mantenere la fiducia di clienti, dipendenti e partner commerciali.

Lo Studio Legale Giambrone & Partners assiste imprese italiane e internazionali nella predisposizione di strategie di compliance GDPR, nella gestione dei trasferimenti transfrontalieri di dati e nella redazione della documentazione richiesta dalla normativa europea.

Cosa si intende per trasferimento di dati personali verso Paesi terzi

Per trasferimento internazionale si intende qualsiasi comunicazione, accesso o messa a disposizione di dati personali a favore di un soggetto stabilito al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Non è necessario che i dati vengano materialmente inviati all'estero: anche l'accesso remoto da parte di un dipendente o di un fornitore situato in un Paese extra UE può costituire un trasferimento internazionale.

Tra gli esempi più comuni rientrano:

• utilizzo di servizi cloud con server situati negli Stati Uniti;
• outsourcing di attività amministrative o informatiche;
• gestione centralizzata delle risorse umane da parte della capogruppo estera;
• servizi di marketing digitale;
• assistenza tecnica da parte di fornitori extra UE;
• piattaforme CRM e software SaaS sviluppati da società straniere.

Ogni trasferimento deve essere valutato attentamente sotto il profilo della liceità e delle garanzie offerte al soggetto interessato.

Il principio generale del GDPR

Il GDPR parte da un principio fondamentale: il livello di protezione garantito ai cittadini europei non deve diminuire a causa del trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea.

Per questo motivo il Regolamento dedica gli articoli da 44 a 50 ai trasferimenti internazionali, prevedendo specifici strumenti giuridici che consentono il trasferimento soltanto quando siano assicurate garanzie equivalenti a quelle previste dalla normativa europea.

Le imprese devono quindi verificare preventivamente quale base giuridica consenta il trasferimento e documentare le valutazioni effettuate nell'ambito del proprio sistema di accountability.

Quando il trasferimento è consentito

Decisioni di adeguatezza della Commissione Europea

La situazione più semplice si verifica quando la Commissione Europea ha adottato una decisione di adeguatezza.

In questi casi viene riconosciuto che un determinato Paese garantisce un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello europeo.

Il trasferimento può quindi avvenire senza autorizzazioni ulteriori.

Tra i Paesi che beneficiano di decisioni di adeguatezza figurano, ad esempio, Regno Unito, Svizzera, Giappone, Nuova Zelanda, Corea del Sud e altri ordinamenti espressamente individuati dalla Commissione Europea.

(https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en)

Le decisioni possono essere modificate, sospese o revocate; è pertanto opportuno monitorarne costantemente l'evoluzione.

Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses)

Quando il Paese destinatario non beneficia di una decisione di adeguatezza, il trasferimento può avvenire mediante le Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea.

Si tratta di modelli contrattuali che impongono obblighi specifici sia all'esportatore europeo sia all'importatore dei dati.

Le SCC rappresentano oggi lo strumento maggiormente utilizzato per i trasferimenti verso numerosi Paesi extra UE.

Tuttavia, dopo la sentenza "Schrems II" della Corte di Giustizia dell'Unione Europea, la semplice sottoscrizione delle clausole potrebbe non essere sufficiente.

Le organizzazioni devono infatti verificare se la normativa del Paese destinatario consenta effettivamente il rispetto degli obblighi previsti dalle clausole contrattuali.

Per i gruppi multinazionali che trasferiscono dati regolarmente tra società della stessa organizzazione, ad esempio nella gestione centralizzata delle risorse umane da parte della capogruppo estera, un'alternativa alle SCC sono le Norme Vincolanti d'Impresa (BCR).

Per gli Stati Uniti, per esempio, dal 2023 esiste inoltre il Data Privacy Framework, un meccanismo di adeguatezza semplificato valido per le aziende statunitensi certificate, sebbene attualmente oggetto di un procedimento pendente davanti alla Corte di Giustizia UE.

La valutazione del rischio (Transfer Impact Assessment)

Uno degli aspetti più importanti introdotti dalla giurisprudenza europea riguarda il cosiddetto Transfer Impact Assessment (TIA).

Si tratta di una valutazione documentata attraverso la quale il titolare del trattamento analizza:

• la legislazione del Paese destinatario;
• i poteri delle autorità pubbliche locali;
• le possibilità di accesso ai dati;
• le misure tecniche adottate;
• i rischi residui per gli interessati.

Solo all'esito di tale analisi è possibile stabilire se il trasferimento possa proseguire oppure richieda ulteriori misure di sicurezza.

Misure supplementari

Qualora emergano criticità, il titolare del trattamento deve adottare misure supplementari idonee a garantire un livello di protezione adeguato.

Tra queste possono rientrare:

Misure tecniche

• cifratura avanzata;
• pseudonimizzazione;
• gestione sicura delle chiavi crittografiche;
• sistemi di autenticazione rafforzata.

Misure organizzative

• limitazione degli accessi;
• formazione del personale;
• procedure di gestione degli incidenti;
• audit periodici.

Misure contrattuali

• obblighi di trasparenza;
• limitazioni nell'utilizzo dei dati;
• procedure di notifica;
• diritti di verifica e ispezione.

Le deroghe previste dal GDPR

In casi eccezionali il GDPR consente il trasferimento anche in assenza di decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate.

Tra le principali deroghe figurano:

• consenso esplicito dell'interessato;
• esecuzione di un contratto;
• motivi di interesse pubblico;
• tutela di diritti in sede giudiziaria;
• protezione degli interessi vitali dell'interessato.

Tali deroghe devono essere interpretate restrittivamente e non possono costituire la regola ordinaria dei trasferimenti.

Le responsabilità delle imprese

Ogni organizzazione che trasferisce dati personali all'estero deve poter dimostrare di aver rispettato il principio di accountability.

Ciò implica la predisposizione di:

• registro dei trattamenti aggiornato;
• Data Transfer Impact Assessment;
• accordi contrattuali conformi al GDPR;
• informative privacy aggiornate;
• politiche interne;
• procedure di gestione dei fornitori.

L'assenza di una documentazione adeguata può comportare contestazioni da parte delle Autorità Garanti anche in presenza di trasferimenti apparentemente leciti.

Le sanzioni previste

Il mancato rispetto delle norme sui trasferimenti internazionali può comportare conseguenze molto rilevanti.

Le autorità di controllo possono adottare:

• ordini di sospensione del trasferimento;
• limitazioni del trattamento;
• prescrizioni correttive;
• sanzioni amministrative fino a 20 milioni di euro oppure fino al 4% del fatturato mondiale annuo, nei casi più gravi.

Oltre alle sanzioni economiche, occorre considerare il rischio reputazionale derivante dalla perdita di fiducia di clienti, dipendenti e partner commerciali.

Come può assistervi Giambrone & Partners

La gestione dei trasferimenti internazionali di dati richiede competenze multidisciplinari che coinvolgono diritto della privacy, diritto internazionale, contrattualistica e sicurezza informatica.

Giambrone & Partners assiste imprese, gruppi multinazionali, società tecnologiche e organizzazioni operanti in diversi settori nella verifica della conformità dei flussi internazionali di dati personali.

Grazie alla presenza internazionale dello Studio, con sedi in Italia, Regno Unito, Spagna, Francia, Portogallo, Marocco e in altre importanti giurisdizioni, il nostro team multilingue è in grado di fornire assistenza coordinata nelle operazioni che coinvolgono più ordinamenti giuridici.

I nostri professionisti supportano i clienti nella:

• mappatura dei flussi internazionali dei dati;
• predisposizione delle Standard Contractual Clauses;
• redazione delle Transfer Impact Assessment; verifica dei fornitori extra UE;
• audit GDPR; predisposizione di policy privacy aziendali;
• gestione dei rapporti con le Autorità di controllo;
• consulenza in materia di cybersecurity e governance dei dati.

L'obiettivo è consentire alle imprese di sviluppare il proprio business internazionale riducendo il rischio di violazioni della normativa europea sulla protezione dei dati.

Il trasferimento dei dati personali verso Paesi extra UE costituisce oggi una componente essenziale delle attività economiche internazionali, ma deve essere gestito con estrema attenzione.

La conformità al GDPR richiede un'attenta valutazione preventiva, l'adozione di adeguate garanzie contrattuali e tecniche e un monitoraggio costante dell'evoluzione normativa e giurisprudenziale.

Una consulenza specialistica consente di prevenire rischi legali, evitare sanzioni e garantire continuità operativa alle imprese che operano a livello internazionale.

Contatta Giambrone & Partners

Se la tua azienda trasferisce dati personali al di fuori dell'Unione Europea o intende sviluppare attività internazionali nel pieno rispetto del GDPR, il team di Giambrone & Partners è a tua disposizione per offrirti una consulenza personalizzata. Grazie alla nostra esperienza multigiurisdizionale e alla presenza in numerose sedi internazionali, possiamo assisterti nella predisposizione di strategie di compliance efficaci e nella gestione dei trasferimenti transfrontalieri di dati personali. Contattaci oggi stesso per proteggere il tuo business e garantire la piena conformità alla normativa europea.

Questo articolo ha scopo informativo e non costituisce consulenza legale