Smart working e sicurezza: dal 7 aprile 2026 l'informativa ai lavoratori agili diventa un obbligo

La nuova disciplina sullo smart working e l’obbligo di informativa sulla sicurezza

Con l’entrata in vigore della Legge 11 marzo 2026, n. 34, pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 23 marzo 2026 ed efficace dal 7 aprile 2026, il quadro del lavoro agile si arricchisce di un obbligo: il datore di lavoro deve consegnare almeno annualmente al lavoratore agile e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione.

La disposizione collega espressamente la violazione di tale obbligo al sistema sanzionatorio del Testo Unico Sicurezza. Il dato operativo è quindi molto chiaro: la mancata consegna dell’informativa espone il datore di lavoro e il dirigente a conseguenze che non possono essere sottovalutate, con arresto da due a quattro mesi oppure ammenda da 1.708,61 euro a 7.403,96 euro.

Perché l’informativa sulla sicurezza non può essere letta isolatamente

Dal punto di vista giuslavoristico e privacy, l’informativa sulla sicurezza rappresenta solo una parte del problema. Il lavoro agile, infatti, non è più una modalità organizzativa, ma è un modello che incide sugli equilibri aziendali e soprattutto sulla protezione dei dati personali e l’utilizzo degli strumenti digitali a tutela dei diritti del lavoratore.

Smart working e trasformazione digitale del rapporto di lavoro

La diffusione del lavoro agile ha modificato il modo in cui il rapporto di lavoro viene gestito: e-mail aziendali, device, piattaforme collaborative, accessi da remoto e software di produttività sono elementi che possono incidere sulla trasparenza del rapporto, sulla sicurezza dei dati e, in molti casi, sui controlli dell’attività lavorativa.

Per questa ragione, il nuovo obbligo di informativa si inserisce in una più ampia esigenza di governance dello smart working, che richiede regole interne chiare, documentazione coerente e verifiche effettive sui sistemi utilizzati dall’impresa.

Privacy, controlli a distanza e policy aziendali: gli altri profili da presidiare

L’utilizzo corretto degli strumenti aziendali

Al fine di evitare il rischio di contestazioni sia sul piano disciplinare e sia sul piano della protezione dei dati, le imprese devono verificare preventivamente se dispongono di una policy chiara sull’utilizzo degli strumenti di lavoro, inclusi e-mail, computer, smartphone, piattaforme di collaborazione e applicazioni condivise.

Il trattamento dei dati personali dei dipendenti

Nel contesto dello smart working, la compliance privacy diventa uno strumento di equilibrio tra organizzazione del lavoro e tutela dei diritti del personale. Infatti, ogni azienda deve essere in grado di spiegare con chiarezza quali dati vengono trattati, con quali finalità, con quali strumenti e secondo quali limiti.

Il tema dei controlli a distanza

Un profilo particolarmente delicato riguarda la verifica dei software utilizzati dai lavoratori. Non sempre gli strumenti digitali adottati dall’azienda sono neutri: alcuni possono comportare forme di monitoraggio, anche indiretto, dell’attività lavorativa. In questi casi, è necessario verificare attentamente se ricorrano i presupposti per l’applicazione della disciplina sui controlli a distanza e se siano richiesti un accordo sindacale o un’autorizzazione amministrativa.

Le PMI davanti alla nuova sfida dello smart working

Le piccole e medie imprese sono oggi chiamate a un salto di qualità. Adeguarsi al nuovo obbligo normativo è certamente necessario, ma non sufficiente. La vera sfida è costruire un sistema coerente di regole interne che garantisca trasparenza, proporzionalità e accountability.

Perché una gestione incompleta aumenta il rischio

Una documentazione non aggiornata, una policy generica o l’uso di strumenti tecnologici non correttamente valutati possono esporre l’azienda a criticità multiple: sanzioni in materia di sicurezza, problemi privacy, contenziosi con i lavoratori e difficoltà nella gestione dei controlli interni.

Il rischio, in altre parole, è quello di trasformare lo smart working in uno spazio opaco, privo di regole realmente comprensibili e quindi più vulnerabile sia sotto il profilo lavoristico sia sotto quello della protezione dei dati.

Cosa devono fare oggi le aziende

Alla luce della nuova disciplina, è opportuno che le imprese effettuino una verifica concreta e documentata delle modalità di gestione del lavoro agile. Oltre a predisporre l’informativa annuale sulla sicurezza, risulta essenziale controllare l’intero sistema di regolazione interna per evitare le sanzioni.

I documenti e le procedure da verificare

È consigliabile verificare se l’azienda dispone già di un’informativa conforme ai nuovi requisiti, se la consegna al lavoratore è adeguatamente tracciata, se esistono policy interne aggiornate sull’uso degli strumenti digitali e se i software aziendali siano stati esaminati anche sotto il profilo dei controlli a distanza e del trattamento dei dati personali.

Smart working, sicurezza e compliance: un approccio integrato

Il lavoro agile richiede regole chiare e, con la nuova disciplina in materia di sicurezza che impone alle imprese un adempimento preciso, si rende evidente una necessità più ampia: gestire lo smart working come un sistema integrato nel quale poter integrare insieme sicurezza, privacy, organizzazione e diritto del lavoro.

Lo Studio assiste imprese e datori di lavoro nella revisione della documentazione interna relativa al lavoro agile, nella predisposizione dell’informativa obbligatoria, nella verifica delle policy aziendali e nell’analisi dei profili privacy e giuslavoristici connessi all’utilizzo degli strumenti digitali.

Una verifica tempestiva consente di ridurre il rischio sanzionatorio, prevenire contenziosi e rafforzare la tenuta organizzativa dello smart working nel medio periodo.